Simplifier ses démarches grâce à l’identité numérique et à la signature électronique

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Simplifier ses démarches grâce à l’identité numérique et à la signature électronique

Temps de lecture estimé : 6 minute(s)

Combien de fois, cette semaine, avez-vous dû vous reconnecter à un portail, retrouver un identifiant, scanner une pièce d’identité, relancer un client pour une signature, ou réimprimer un document “juste pour signer”… avant de retourner à votre vrai métier ?

Pour beaucoup de TPE-PME, le problème n’est pas le numérique en soi, c’est le temps qu’il manque pour le mettre au service du quotidien.

Le Baromètre 2025 montre que le manque de temps est cité comme principal obstacle à la formation professionnelle par 55% des entreprises interrogées.

Ce qui est paradoxal, c’est que les démarches sensées être simples deviennent aussi un sujet de sécurité. Car plus d’un tiers des entreprises interrogées par le baromètre FranceNum 2025 ont déjà été victimes de phishing et de malware. Ces tendances de piratage peuvent être limitées en veillant à utiliser des pratiques numériques saines comme celles abordées dans cet article.

Dans ce contexte, il existe deux leviers incontournables qui traitent les problèmes de temps et de sécurité à la racine, il s’agit de l’identité numérique (pour montrer patte blanche en ligne) et la signature électronique (pour attester de son engagement ou sa validation sans papier).

L’entrepreneur du mois :

Prénom : Nadia
Métier : gérante d’une petite entreprise de service de nettoyage chez les pros et particuliers
Effectif : 6 salariés

Nadia a une routine très classique : elle gère ses équipes, ses plannings, ses urgences clients… et elle repousse souvent les démarches administratives au soir (ou au week-end).

Elle a décidé récemment de relever le défi d’arrêter de courir après les papiers (devis, contrats, justificatifs…) et de sécuriser ses démarches sans se compliquer la vie.

Quand vient le moment de préparer un point de trésorerie avec son expert-comptable , elle lui fait part de ses attentes. Il va pouvoir l’accompagner dans la mise en place de la signature électronique et l’adoption de l’identité numérique pour optimiser ses semaines.

1- Réduire les friction de connexion grâce à l’identité numérique

Un lundi matin, Nadia reçoit un email : “un organisme lui demande une démarche en ligne avant 18h”, sur une plateforme qu’elle n’utilise qu’une ou deux fois par an.

Elle tente de se connecter… et c’est le scénario classique : mot de passe oublié, code non reçu, compte bloqué, puis recherche d'un “plan B”. Elle finit par y passer 45 minutes pour une démarche qui, techniquement, devait prendre 10 minutes.

C’est exactement dans ce genre de cas pratique que l’identité numérique est là pour vous aider. Nadia n'avait jamais franchi le cap car elle pensait comme beaucoup qu’il s’agissait d’un compte en plus, mais en réalité il s’agit d’une sorte de pass' partout numérique ultra sécurisé.

En effet, l’identité numérique est un programme gouvernemental qui permet d'accéder à plus de 14 000 plateformes en utilisant un seul et unique compte qui n’a pour seules missions de vérifier votre identité pour donner accès.

Comment opter pour l’identité numérique ?

Il existe deux façons de mettre en place son identité numérique.

France identité : Il s’agit d’une application compatible avec la carte d'identité nationale (nouveau format CB).

Il suffit simplement de :

Télécharger l’application France Identité
S’authentifier avec un code reçu par SMS
Demander une création d’identité numérique, ce qui générera un QR code.
Se rendre en Mairie avec le QR code et sa CNI pour valider le processus. Une fois le passage fait en Maire, l’identité numérique est valide sous 24 à 48h maximum.
Une fois l’identité validée vous pourrez accéder à nouveau à l'application et scanner votre carte d’identité et choisir un code personnel qui vous sera demandé à chaque fois.

L’identité numérique de La Poste: Il s’agit d’un service proposé par La Poste permettant de prouver son identité en ligne de manière sécurisée. Le protocole est tout aussi simple:

Se rendre sur le site de L’Identité Numérique La Poste ou télécharger l’application dédiée
Créer un compte avec une adresse email et un mot de passe
Renseigner ses informations personnelles (état civil, numéro de téléphone, etc.)
Vérifier son identité soit en ligne (si éligible) soit en bureau de poste avec une pièce d’identité valide
Finaliser l’activation en saisissant le code reçu par SMS

Une fois l’identité validée, vous pourrez utiliser votre Identité Numérique La Poste pour vous connecter à de nombreux services en ligne de manière sécurisée (impôts, Ameli…).

Quels sont les principaux intérêts de l’identité numérique ?

Tout d’abord cela représente une véritable option de sécurité. Car il n’est plus question de bricoler avec des accès multiples et brouillons pour des plateformes traitant des données sensibles.

Mais c’est bien évidemment une source de gain de temps non négligeable quand on ne passe plus plusieurs dizaines de minutes si ce n’est plus pour retrouver ses accès.

Nadia à choisi de réaliser une identité numérique avec France identité. Après son passage en mairie, elle a même la surprise de voir son identité active seulement deux heures après sa démarche ! Elle peut après se connecter à toutes ses plateformes pro en lien avec le gouvernement à l’aide de son smartphone et de sa CNI.

2 ) Accélérer les accords grâce à la signature électronique

Nadia envoie un devis à un client professionnel.

Le client répond “OK sur le principe” mais pour acter la demande il faut un retour signé à Nadia.

Elle envoie un PDF, que le client doit imprimer, signer, scanner… et la signature revient trois jours plus tard, parfois jamais.

L’expert-comptable de Nadia lui rappelle la règle : un document utile n’est pas un document esthétique, c’est un document opposable, c’est-à-dire capable de prouver l’accord, le contenu, et l’intégrité dans le temps.

Sauf qu’en droit français, l’écrit électronique a la même force probante que le papier si l’auteur est identifiable et si le document est conservé dans des conditions garantissant son intégrité.

Et pour la signature : elle identifie l’auteur et manifeste son consentement et lorsqu’elle est électronique, elle doit reposer sur un procédé fiable garantissant le lien avec l’acte.

Le piège à éviter : la signature scannée

Beaucoup d’entreprises pensent être digitalisées parce qu’elles collent une image de signature scannée au bas d’un PDF.
Cependant, scanner une signature ne doit pas être confondu avec une signature électronique bénéficiant d’une présomption de fiabilité au yeux de la loi. Donc entre un scan de signature et une signature électronique, ce ne sont pas les mêmes garanties en cas de contestation.

Les différent niveaux de signatures

Les textes européens distinguent des niveaux de signatures, avec des exigences croissantes :

La signature électronique “simple” : Taper un nom, cliquer “j’accepte”) ;
La signature “avancée” : Qui doit notamment être liée de manière unique au signataire, permettre de l’identifier, rester sous son contrôle, et rendre détectable toute modification du document ;
La signature “qualifiée”: Qui ajoute des exigences (certificat qualifié et dispositif qualifié), et bénéficie d’un effet juridique renforcé dans l’UE (équivalence explicite avec la signature manuscrite).

Comment mettre en place la signature électronique dans sa TPE/PME ?

Mettre en place une signature électronique dans sa TPE/PME est aujourd’hui simple et rapide grâce à des solutions clés en main.

Il suffit de choisir un outil adapté, d’y importer ses documents (devis, contrats, bons de commande), puis de définir les signataires et le niveau de sécurité souhaité (email, SMS, vérification d’identité).

Une fois le document envoyé, le signataire reçoit une invitation pour signer en ligne, et un certificat de preuve est automatiquement généré pour garantir la valeur juridique de l’opération.

Pour une signature électronique avancée, adaptée à la majorité des usages courants, des outils comme Yousign, DocuSign ou Adobe Acrobat Sign offrent un excellent compromis entre simplicité, sécurité et conformité.

Pour des besoins plus exigeants nécessitant une signature électronique qualifiée (marchés publics, secteurs réglementés, contrats à fort enjeu), des solutions comme Universign, Certinomis ou Chambersign permettent d’atteindre le plus haut niveau de sécurité juridique, équivalent à une signature manuscrite au sein de l’Union européenne.

Dans la plupart des cas d'usage d’une TPE-PME (devis, contrats de prestation, bons de commande, validations internes), une signature avancée bien mise en œuvre couvre déjà un niveau de preuve robuste.

Quels sont les réels avantages de la signature électronique pour votre activité ?

Gagnez du temps : La signature électronique est réalisée en quelques clics, sans impression ni envoi postal.
Optez pour une sécurité juridique renforcée : L’identité est vérifiée, la signature bénéficie d’un horodatage et d’une traçabilité.
Simplicité et fluidité des process : Les documents sont centralisés et accessibles à tout moment.
Faites un geste pour la planète : Grâce à la signature électronique, vous contribuez à la réduction de consommation de papier et des déplacements inutiles.

Nadia a donc opté pour l’outil DocuSign, qui propose une formule professionnelle mensualisées. En quelques clics elle met en place cet outil très intuitif qui va lui faciliter la vie.

En quelques semaines, Nadia n’a peut-être pas tout digitalisé dans son entreprise mais elle a fait quelque chose de non négligeable : elle a sécurisé les points de friction qui lui coûtaient du temps et de l’énergie.

L’identité numérique a réduit les blocages de connexion et renforcé la sécurité des démarches sensibles. Et la signature électronique a raccourci le chemin entre “OK” et “c’est signé”, tout en rendant l’accord plus solide que le simple PDF avec signature scannée.

Et si, après avoir simplifié vos démarches, vous pouviez maintenant piloter votre activité sans attendre la fin du mois ?

Dans le prochain article, nous verrons comment piloter sa TPE/PME en temps réel grâce à un tableau de bord connecté.

Ce sujet vous intéresse et vous souhaitez en avoir plus, prenez un rendez vous avec votre Expert-comptable

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