Une facture électronique ne se limite pas à un PDF envoyé par e-mail

Dans le cadre de la réforme, une facture électronique ne consiste pas simplement en un PDF envoyé par e-mail. Elle doit être émise, transmise et reçue par l’intermédiaire d’une plateforme agréée, dans un format permettant le traitement des données de facturation conformément aux règles du dispositif. 

Dès le 1er septembre 2026, les factures émises par les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire concernées par la réforme doivent ainsi être adressées à leurs clients par l’intermédiaire d’une plateforme agréée, directement ou au travers d’une solution compatible. 

Chaque entreprise doit choisir une plateforme agréée pour la réception 

Pour recevoir ses factures électroniques, l’entreprise doit avoir choisi une plateforme agréée. Celle-ci assure l’acheminement des factures dans le cadre du dispositif. 

Selon les fonctionnalités retenues et les interfaces mises en place, la plateforme agréée peut notamment : 

• recevoir et transmettre les factures électroniques ;
• appliquer les contrôles techniques prévus par le dispositif ;
• mettre les factures à la disposition de l’entreprise ;
• transmettre les données exigées dans le cadre de la réforme ;
• alimenter, le cas échéant, le logiciel comptable ou l’outil de gestion de l’entreprise.

L’entreprise peut choisir directement sa plateforme agréée. Elle peut également utiliser une solution proposée par son éditeur de logiciel ou son expert-comptable, dès lors que cette solution est connectée à une plateforme agréée pour assurer la transmission des factures. 

Il est donc important de savoir quelle solution a été retenue, qui administre le compte et comment les factures seront récupérées.

L’annuaire permet d’orienter les factures

L’annuaire de la facturation électronique contient les informations nécessaires au routage des factures : l’identification de l’entreprise destinataire, sa plateforme de réception ainsi que les adresses de réception utilisées dans le cadre du dispositif. 

Lorsqu’un fournisseur émet une facture, cet annuaire permet de l’orienter vers la plateforme et l’adresse correspondant à son client.

L’entreprise devrait vérifier, avec sa plateforme agréée, les informations qui la concernent, notamment : 

• son numéro SIREN ;
• sa plateforme de réception ;
• ses adresses électroniques de facturation ;
• les éventuelles adresses ou codes de routage distincts utilisés par ses établissements ou ses services.

Une information incorrecte ou incomplète peut empêcher la facture d’arriver au bon destinataire et retarder son traitement.

Organiser le traitement des factures reçues

Le choix d’une plateforme ne règle pas, à lui seul, l’organisation interne de l’entreprise. Il faut également déterminer comment les factures seront consultées, contrôlées, validées et transmises pour paiement.

Plusieurs questions doivent être réglées :

• Qui consultera les nouvelles factures ?
• Qui vérifiera la commande ou la prestation réalisée ?
• Qui autorisera le paiement ?
• Comment une facture contestée sera-t-elle signalée ?
• Comment les informations seront-elles transmises à la comptabilité ?
• Qui suivra les factures rejetées ou en attente ?

Une organisation claire permet d’éviter les factures oubliées, les retards de paiement et les erreurs de traitement.

Informer les collaborateurs et les fournisseurs

Les personnes chargées des achats, de la comptabilité et de la trésorerie doivent connaître le nouveau circuit.

Une copie peut être adressée par e-mail à des fins d’information ou de suivi interne. Les collaborateurs doivent alors identifier clairement la facture reçue via le circuit de la plateforme afin d’éviter un double enregistrement ou un double paiement. 

Les fournisseurs peuvent également avoir besoin de certaines références pour orienter correctement leurs factures, notamment lorsque l’entreprise utilise plusieurs adresses de facturation.

Les vérifications à effectuer dès maintenant

Chaque entreprise concernée doit être en mesure de recevoir ses factures électroniques. En pratique, il est donc utile de contrôler : 

• la solution de réception utilisée ;
• les informations enregistrées dans l’annuaire ;
• les accès accordés aux collaborateurs ;
• la bonne réception des factures ;
• le circuit de validation et de paiement ;
• la compatibilité des logiciels utilisés ;
• l’information des personnes concernées.

L’obligation d’émission prévue en 2027 pour les PME, les TPE et les microentreprises ne doit donc pas masquer cette première échéance. Cette dernière est désormais effective : elles doivent être en mesure de recevoir les factures électroniques adressées par leurs fournisseurs et ont donc intérêt à avoir organisé leur traitement en interne.