Dans un Monde où la technologie évolue à un rythme effréné, l'adaptation devient la clé de la survie pour les entreprises, en particulier les petites et moyennes entreprises. 

Aujourd'hui, plongeons dans la petite histoire d'Isabelle, gérante passionnée de "BioBeauté", une PME spécialisée dans la distribution de produits de beauté bio.

Découvrons comment, à travers les épreuves de la gestion opérationnelle, la transition numérique est devenue la bouée salvatrice qui a propulsé sa rentabilité à de nouveaux sommets.

L'entrepreneur du mois 

Prénom : Isabelle  
Profession : Gérante d'une PME spécialisée dans la distribution de produits de beauté bio.
Effectif : 25 employés  
Année de création : 2014

Isabelle, animée par sa passion pour le bio, a donné vie à "BioBeauté" en 2014 avec la vision ambitieuse de rendre les produits de beauté bio accessibles à tous. 

Le succès de son entreprise, cependant, a été accompagné de défis opérationnels qui nécessitaient une attention particulière pour maximiser la rentabilité.

La gestion des stocks, avec une gamme dynamique de produits bio, s'est avérée être un défi perpétuel, oscillant entre excédents coûteux et ruptures de stock préjudiciables à la satisfaction client.

La croissance rapide a accentué aussi le besoin d'une gestion efficace des demandes et des retours clients pour maintenir la satisfaction.

Même avec son expertise dans le domaine bio, Isabelle ressentait le besoin d'une solution numérique pour simplifier la comptabilité et la gestion des coûts, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur la croissance stratégique de "BioBeauté".

Optimiser ses stocks grâce au numérique 

Isabelle avait pour priorité de remettre de l’ordre dans sa gestion des stocks pour harmoniser ses processus et remédier aux problématiques évoquées précédemment.

Au lancement de son activité elle avait mis en place une organisation des stocks via un tableur mis à jour manuellement. Cette pratique a vite présenté ses limites.

Son expert-comptable, lors d’une visite, a pu l’orienter et la conseiller. Il lui a préconisé de se tourner vers un logiciel spécialisé en matière de gestion de stocks.

Des outils numériques, tels que des logiciels de gestion des stocks comme Axonaut,Stockpit ou Odoo, analysent les tendances d'achat, minimisant les excédents et évitant les ruptures de stock.

Certains systèmes de gestion de stocks se voient même à présent pourvus de fonctionnalités reposant sur des intelligences artificielles, comme Verteego ou Inpulse.

Quand l’intelligence artificielle s’invite dans ces logiciels, voici comment cela fonctionne concrètement 

• Analyse des données historiques : Les logiciels examinent les ventes antérieures pour anticiper les fluctuations de la demande.
• Identification des tendances : Ils détectent les tendances à long terme, aidant à anticiper les variations saisonnières et les changements de préférences des clients.
• Prévision de la demande : L'IA génère des prévisions de la demande future, guidant les quantités de produits nécessaires.

Améliorer son service client

L’expérience client est une notion cruciale pour la croissance de toute entreprise. 
Mais c’est également un domaine qui peut réquisitionner beaucoup de temps et de ressources.
Recenser les avis, répondre rapidement aux questions des clients, faire du suivi d’achat etc…

Isabelle s’est donc mise à la recherche avec son expert-comptable de solutions abordables pouvant répondre à ces problématiques.  

Les chatbots pour communiquer simplement avec ses clients.

Afin de répondre de manière instantanée et qualitative sans mobiliser de ressources humaines, aux demandes des clients et prospects, le chatbot est une réelle solution.

Il s’agit de programme en ligne qui permet de converser avec des interlocuteurs sur des sujets précis avec des réponses adaptées par le propriétaire du Chatbot.

Pas besoin d’être technicien informatique pour avoir son propre Chatbot aujourd'hui. 
Ils existent de nombreuses plateformes qui les rendent accessibles et personnalisables comme landing.iadvize, ChatBotify et Botpress offrent des solutions conviviales spécialement conçues pour les PME

Ces assistants virtuels, alimentés par l'intelligence artificielle, sont capables de répondre instantanément aux questions fréquemment posées par les clients, offrant une assistance disponible 24h/24 et 7j/7.

Les emails automatiques pour ses clients

Il est important de savoir exploiter ses données web lorsque l’on en a. 
Ouverte depuis 2014, Isabelle possède une vaste base de données de clients composée d’informations utiles comme les e-mails ou les commandes passées.

Attention, les données des clients peuvent être utilisées à condition de bien respecter les normes imposées par la RGPD qui sanctionne les usages abusifs de données notamment.

Isabelle apprend qu’il est possible de créer une liste de contact en sélectionnant dans ses clients, ceux qui ont consenti à l’utilisation de leurs données, pour pouvoir leur envoyer des e-mails ciblés. Pour cela il est possible de passer par des plateformes telles que Mailjet, Brevo, Mailchimp.
Isabelle va pouvoir relancer ses clients les plus actifs et les moins actifs, par e-mail avec des messages adaptés.

Comptabilité assistée par le Numérique 

Enfin, pour parfaire la stratégie d’optimisation via le numérique de Isabelle, son expert-comptable l’oriente vers l’usage d’un outil de gestion comptable qui viendra en soutien au service comptable d’Isabelle. 

L’importance de se munir d’un bon outil d’aide à la comptabilité réside dans le fait qu’il fera gagner un précieux temps à l’entreprise, limitera les erreurs et oublis et sécurisera les informations de l’entreprise. 

Isabelle a pu comparer avec son expert-comptable différents outils comme Pennylane, Evoliz, Regate ou Axonaut. 
Ces outils automatisent la saisie comptable, génèrent des rapports financiers précis, simplifiant ainsi la gestion financière.

Ces logiciels, dotés de fonctionnalités d'analyse, aident les entrepreneurs à mieux comprendre leurs finances et à anticiper les obligations fiscales. Isabelle a constaté une rationalisation significative de sa comptabilité, libérant du temps pour se concentrer sur la croissance de l'entreprise.

En conclusion, Isabelle a judicieusement intégré les solutions les mieux adaptées à son entreprise pour optimiser la rentabilité de "BioBeauté" grâce à la transition numérique. L'optimisation des stocks, l'amélioration de la relation client, et la simplification de la comptabilité ont émergé comme des facteurs clés de cette transformation.